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    项目管理工作必备的7个工具

    所有的工具,只有在对的时间,用在对的地方,才能真正指导项目经理的实际工作。




    SWOT分析法 


    Strengths:优势

    Weaknesses:劣势

    Opportunities:机会

    Threats:威胁



    意义:帮你清晰地把握全局,分析自己在资源方面的优势与劣势,把握环境提供的机会,防范可能存在的风险与威胁,对我们的成功有非常重要的意义。





     PDCA循环规则 


    Plan:制定目标与计划

    Do:任务展开,组织实施

    Check:对过程中的关键点和最终结果进行检查

    Action:纠正偏差,对成果进行标准化,并确定新的目标,制定下一轮计划



    意义:每一项工作,都是一个pdca循环,都需要计划、实施、检查结果,并进一步进行改进,同时进入下一个循环,只有在日积月累的渐进改善中,才可能会有质的飞跃,才可能取得完善每一项工作,完善自己的人生。




     6W2H法 


    What:工作的内容和达成的目标

    Why:做这项工作的原因

    Who:参加这项工作的具体人员,以及负责人

    When:在什么时间、什么时间段进行工作

    Where:工作发生的地点

    Which:哪一种方法或途径

    How:用什么方法进行

    How much:需要多少成本



    意义:做任何工作都应该从6W2H来思考,这有助于我们的思路的条理化,杜绝盲目性。我们的汇报也应该用6W2H,能节约写报告及看报告的时间。




     SMART原则 


    Specific 具体的

    Measurable 可测量的

    Attainable 可达到的

    Relevant 相关的

    Time based 时间的



    有的又如此解释此原则

    • S代表具体(Specific),指绩效考核要切中特定的工作指标,不能笼统


    • M代表可度量(Measurable),指绩效指标是数量化或者行为化的,验证这些绩效指标的数据或者信息是可以获得的


    • A代表可实现(Attainable),指绩效指标在付出努力的情况下可以实现,避免设立过高或过低的目标


    • R代表现实性(realistic),指绩效指标是实实在在的,可以证明和观察


    • T代表有时限(time bound),注重完成绩效指标的特定期限

    意义:人们在制定工作目标或者任务目标时,考虑一下目标与计划是不是SMART化的。只有具备SMART化的计划才是具有良好可实施性的,也才能指导保证计划得以实现。




     时间管理-重要与紧急 


    A.重要且紧急

    • 紧急状况

    • 迫切的问题

    • 限期完成的工作

    • 你不做其他人也不能做


    B.重要不紧急

    • 准备工作

    • 预防措施

    • 价值观的澄清

    • 计划

    • 人际关系的建立

    • 真正的再创造

    • 增进自己的能力


    C.紧急不重要

    • 造成干扰的事、电话

    • 信件、报告

    • 会议

    • 许多迫在眉捷的急事

    • 符合别人期望的事


    D.不重要不紧急

    • 忙碌琐碎的事

    • 广告函件

    • 电话

    • 逃避性活动

    • 等待时间


    优先顺序=重要性*紧迫性




    意义:在进行时间安排时,应权衡各种事情的优先顺序,要学会“弹钢琴”。

    对工作要有前瞻能力,防患于未然,如果总是在忙于救火,那将使我们的工作永远处理被动之中。




     任务分解法[WBS] 


    即Work Breakdown Structure,如何进行WBS分解:目标→任务→工作→活动


    WBS分解的原则:

    将主体目标逐步细化分解,最底层的任务活动可直接分派到个人去完成;每个任务原则上要求分解到不能再细分为止。


    WBS分解的方法:

    • 至上而下与至下而上的充分沟通

    • 一对一个别交流

    • 小组讨论


    WBS分解的标准:

    • 分解后的活动结构清晰

    • 逻辑上形成一个大的活动

    • 集成了所有的关键因素包含临时的里程碑和监控点

    • 所有活动全部定义清楚



    意义:项目经理要学会分解任务,只有将任务分解得足够细,你才能心里有数,才能有条不紊地工作,统筹安排你的时间表。




     二八原则 


    巴列特定律:“总结果的80%是由总消耗时间中的20%所形成的。” 按事情的“重要程度”编排事务优先次序的准则是建立在“重要的少数与琐碎的多数”的原理的基础上。




    意义:这启示我们在工作中要善于抓主要矛盾,善于从纷繁复杂的工作中理出头绪,把资源用在最重要、最紧迫的事情上。